5 pasos para organizar reuniones grupales más efectivas

Las reuniones de grupo para organizar trabajos durante los estudios son ineludibles. Convocarlas cuando eres la persona a la cabeza de un proyecto puede en ocasiones generar cierta sensación de soledad, porque lo más común es percibir por parte de nuestro equipo de trabajo la clásica pereza, tensión o simplemente la certeza de que están perdiendo el tiempo.

Saber que para organizar el trabajo lo mejor es reunirse es un elemento clave para cambiar el ánimo de las reuniones. También lo es el no tener la sensación de que se está perdiendo el tiempo y que se avanza en la dirección correcta.

Con este objetivo en mente, te recomendamos cinco sencillos pasos para garantizar la efectividad de tus reuniones de trabajo.

5 pasos para organizar reuniones grupales más efectivas

Tener claro el objetivo de la reunión

La primera pregunta que debemos hacernos es ¿esta reunión tiene sentido? ¿Va a ser útil para el trabajo que estamos realizando de forma conjunta?

Valora el tiempo del equipo con el que estás realizando el trabajo, para que sientan que hay una razón real y de peso para ir a la reunión.

Es importante no convocar reuniones que no tengan un objetivo marcado y esté escrito y estipulado.

El tipo de reuniones que deberías de marcar en tu calendario para que el trabajo en grupo vaya adelante son:

  • Reuniones de planificación.
  • De seguimiento
  • Reuniones relacionadas con problemáticas determinadas y las soluciones o medidas a tomar.

Por otro lado, para asegurarnos de que sea cual sea el objetivo de la reunión va a ser siempre efectiva, debemos seguir siempre una serie de normas básicas.

En primer lugar, debemos ser claros con la razón de la reunión y los objetivos fundamentales.

Si tenemos este punto claro, nos ayudará también a definir quiénes de verdad necesitan estar en la reunión.

De esta forma evitamos desviar los temas y alargar la reunión de manera innecesaria.

Como decíamos antes, es importante tener los objetivos de la reunión claros, proveer a todos los asistentes a la reunión de la información necesaria y asegurarnos de que convocamos la reunión en el momento correcto.

Evita los lunes por la mañana, pasa la reunión al martes al medio día.

Aunque generalmente el lunes por la mañana parece ser el clásico momento para tener una reunión de trabajo, los expertos aseguran que la disponibilidad para asistir a este tipo de reuniones es mucho más alta los martes a medio día.

Eso da suficiente margen durante el resto de la semana para alcanzar los objetivos. Además damos esquinazo a los malos ánimos del lunes por la mañana.

También sería conveniente evitar los viernes por la tarde ya que la atención suele dispersarse en el tiempo de ocio que va a llegar en pocas horas.

Limita el tiempo de las reuniones

Si limitamos la duración de la reunión, nos aseguramos que vamos a mantener la atención del equipo y no derivar en temas innecesarios.

Por un lado permite también organizar la agenda de forma más productiva. Por otro hace que los asistentes a tengan claro cuando va a finalizar la reunión para organizar el trabajo de grupo y por tanto también focalizarán más en el tiempo que estéis juntos.

Elimina las reuniones innecesarias.

La mejor solución para evitar una dinámica continua de reuniones sin sentido en las que se pierdan aquellas que verdaderamente son importantes, es hacerse la siguiente pregunta:

¿Se puede sustituir esta reunión con un simple email?

Todos hemos estado en reuniones de trabajo de las que hemos salido pensando “con un email hubiera bastado”.

Especialmente las reuniones de carácter informativo, pueden ser eliminadas si la intención no es abrir un espacio para preguntas o tomarle el pulso al ánimo del equipo.

Mantén la concentración de tu equipo durante la reunión

En resumen, podemos decir que el objetivo principal es hacer de cada reunión de trabajo un encuentro productivo para todos los asistentes.

Así nos aseguramos de que nuestro equipo tome las reuniones de trabajo como una oportunidad para avanzar.

Para ello, además de limitar el número de asistentes, dotar al equipo de la información necesaria, y tener los objetivos de la reunión claros, es buena idea también limitar las distracciones.

¿Cómo? Apagando los teléfonos móviles y otros dispositivos, y por supuesto siempre escuchar a nuestro equipo.

 

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